اتاق داده مجازی چیست؟

اتاق داده مجازی یا (VDR) که به اتاق معامله نیز معروف است، یک مخزن آنلاین امن برای ذخیره و توزیع اسناد است. به طور کلی در طی مراحل بررسی قبل از ادغام یا خرید برای بررسی، اشتراک گذاری و افشای اسناد شرکت استفاده می شود.

اتاق های داده مجازی به طور فزاینده ای جایگزین اتاق های داده فیزیکی شده اند که به طور سنتی برای به اشتراک گذاری اسناد استفاده می شد. با جهانی شدن تجارت الکترونیک و افزایش نظارت بر مفهوم کاهش هزینه ها، اتاق های داده مجازی جایگزین جذابی برای اتاق های داده فیزیکی هستند. اتاق های داده مجازی به طور گسترده ای در دسترس هستند و از امنیت بیشتری برخوردارند.

موارد استفاده از اتاقهای داده مجازی

روشهای ادغام و خرید (M&A) متداول ترین استفاده از VDR ها هستند. این مخازن مکانی را برای مطالعه و دقت کافی در حین نهایی شدن معامله را فراهم می کنند. معمولا معاملات تجاری و کسب و کارها شامل مقادیر زیادی اسناد است که بسیاری از آنها محرمانه بوده و حاوی اطلاعات حساس هستند. استفاده از VDR روشی مطمئن برای همه طرفهای معامله است که هنگام مذاکره، اسناد و مدارک را بررسی و تبادل کنند.

اغلب مشاغل برای تولید و توزیع محصولات در حین ساخت و تولید و ارائه خدمات با یکدیگر همکاری می کنند. ایجاد و حفظ این روابط تجاری به قراردادها و انتقال مکرر داده ها نیاز دارد. اتاق های داده مجازی ذخیره این قراردادها را فراهم کرده و اسناد مورد نیاز را برای تداوم مشارکت های تجاری در دسترس قرار می دهند. به عنوان مثال، تغییرات ایجاد شده در نقشه های یک سازه توسط یک مهندس بلافاصله در دسترس همه پیمانکاران درگیر در پروژه قرار می گیرد.

حسابرسی، تطابق و حسابداری شرکت یک روش معمول در همه مشاغل است. این فرایند اغلب مشکل ساز است چرا که کارمندان باید پیمانکاران خارجی تعامل داشته باشند. همچنین امروزه بسیاری از شرکت ها دارای دفاتری در نقاط دور افتاده و  مناطق مختلف زمانی هستند.

استفاده از اتاق داده مجازی به وکلا، حسابداران، تنظیم کننده های داخلی و خارجی و سایر اشخاص علاقه مند اجازه می دهد تا یک نقطه دسترسی متمرکز داشته باشند. ارائه سیستم مرکزی خطاها را کاهش می دهد. همچنین، شفافیت ارتباط را فراهم می کند. بسته به نوع حسابرسی، سطح دسترسی و اختیارات متفاوت است.

ارائه عرضه اولیه سهام (IPO) یک کار بسیار حساس است که مستلزم حجم زیادی از اسناد و مدارک است. مانند حسابرسی. شرکت ها باید حجم زیادی از اسناد را ایجاد، مبادله، نگهداری و مدیریت کنند. به دلیل ماهیت معامله، اکثر کاربران دسترسی محدودی خواهند داشت، مانند ” مشاهده”. امکان کپی، ارسال، یا چاپ ممکن است ممنوع است.